Ein aktueller Bericht über den Einsatz eines Interim Personalleiters bei einer internationalen Unternehmensgruppe im Sondermaschinenbau.
Kunde:
Unternehmensgruppe für Entwicklung, Fertigung und Vertrieb von Sondermaschinen und Systemen
nach Kundenwunsch. Gruppenumsatz im Projektzeitraum bis zu 40 Mio. € p.a.; Beschäftigtenzahl bis zu
300.
Ausgangslage:
Das Projekt startete im Rahmen einer Restrukturierung. Der Personalabbau war bereits vollzogen und so verblieben rund 200 Mitarbeiter. Es gab weder eine kaufmännische noch eine Personalleitung, somit auch keine aussagekräftigen Personalkennzahlen wie z.B. Fehlzeiten, Alters- u. Betriebszugehörigkeitstruktur. Zwei Lohnbuchhalterinnen (davon eine in Teilzeit) betreuten die Zeiterfassung, die monatliche Abrechnung und die Personalakten. Es gab weder einen Betriebsrat noch Tarifbindung. Wünsche nach einer Lohn- oder Gehaltserhöhung wurden im Einzelfall geprüft und häufig ohne Vergleichslöhne oder standardisierte Beurteilung genehmigt. Das Vertragswesen war abgesehen von einigen Neuverträgen veraltet und bedurfte einer Überarbeitung. Stellenbeschreibungen gab es nur partiell und Zuständigkeiten bzw. Verantwortlichkeiten waren nicht durchgängig definiert.
Zielsetzung und Aufgabenstellung:
Aufbau und Implementierung eines zeitgemäßen Personalmanagements. Das Projekt war für 1,5 Jahre
mit zwei Tagen pro Woche geplant. Zielsetzung und Aufgabenstellung ergaben sich aus der oben geschilderten Situation, dazu kam erfreulicherweise ein gestiegener Umsatz und damit die Notwendigkeit Personal zu suchen, zu halten und zu entwickeln. Die Position war mit fachlicher und disziplinarischer Personalverantwortung für die Abteilung, einschließlich Ausbildungswesen, ausgestattet.
Umsetzung:
Die praktische Projektumsetzung erfolgte unter Einbindung des vorhandenen Personals und des vorhandenen Know-Hows – evolutionär und agil in sechs, zum Teil parallel bearbeiteten, Aufgabenpaketen:
1. Schaffung einer transparenten und validen Personalstatistik
Die ersten Schritte waren die Schaffung einer transparenten und validen Personalstatistik nach Kostenstellen (jeweils zum Monatsende mit Daten über Voll- und Teilzeitstellen, Azubis und Aushilfen und zugehöriger Lohnfortzahlung, Langzeitkranken, Erziehungsurlaub etc.) als Arbeits- und Handlungsgrundlage. Diese wurde ergänzt um eine Lohn- u. Gehaltsstatistik mit sämtlichen Vergütungsbestandteilen, um schnelle Analysen und auch die dringend benötigten Forecasts erstellen zu können.
2. Vertragsmanagement
Im zweiten, parallel verlaufenden Arbeitspaket kümmerte sich der Interim Manager um die Gestaltung und Einführung neuer, der aktuellen Rechtsprechung entsprechenden Arbeitsverträge, die zunächst bei Neueinstellungen Anwendung fanden. Auch bei der Neuverhandlung von Löhnen und Gehältern sowie Anpassung von Altverträgen kamen diese Verträge zum Einsatz.
3. Personalcontrolling und betriebliches Eingliederungsmanagement
Kein ernsthaftes Personalmanagement ohne Personalcontrolling: Deshalb wurden unter anderem regelmäßige Auswertungen von Fehlzeiten und ein betrieblichen Eingliederungsmanagement institutionalisiert.
4. Stellen- und Aufgabenbeschreibungen
Zusammen mit den jeweiligen Vorgesetzten wurden die vorhandenen Stellenbeschreibungen aktualisiert, korrigiert, ergänzt und wo nötig, völlig neue erstellt. Daraus ergaben sich Anhaltspunkte, um dringend erforderliche organisatorische Anpassungen vorzunehmen – die dann auch umgesetzt wurden.
5. Feedbackgespräche, Gehaltsrunden und Leistungsbeurteilung
Ein wichtiger Meilenstein des Projektes war die Einführung strukturierter, jährlich stattfindender Lohn- und Gehaltsanpassungsrunden, bei denen historisch gewachsene Ungleichheiten in der Entlohnung aufgehoben wurden. Leistungskomponenten fanden Einzug in diese Runden. Der Interim Manager moderierte diese Runden gemeinsam mit den Führungskräften der jeweiligen Abteilungen und der Geschäftsführung. Selbstverständlich auf Basis der zuvor stattgefundenen Mitarbeiter und Feedbackgespräche.
6. Professioneller Recruitingprozess
Schließlich wurde der Rekrutierungsprozess (von der schriftlichen Personalanforderung bis zum Onboarding mit Einarbeitungsplänen) zeitgemäß definiert und professionell umgesetzt. Bei allen geschilderten Umsetzungsprozessen wurden die vom Interim Manager direkt wie indirekt geführten Mitarbeiter an die neuen Aufgaben herangeführt und gecoacht.
Ergebnisse und Erfolge:
- Senkung der Bearbeitungsdauer bei der Rekrutierung
- Adäquate Besetzung von Schlüsselpositionen
- Besetzung aller Lehrstellen entgegen dem Trend
- Senkung des Durchschnittsalters
- Reduzierung von Fehlzeiten
- Zeitgemäße Arbeitsverträge
- Gestiegene Zufriedenheit mit der Bezahlung, gesteigerte Transparenz bei der
Vergütungsentwicklung - Regelmäßige Feedback- Gespräche der Vorgesetzten mit den Mitarbeitenden
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Dr. Martin Ludwig Mayr, Geschäftsführer
martin.mayr@gointerim.com
+49 89 20 500 8695
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